Vnitřní oznamovací systém – Whistleblowing

Vnitřní oznamovací systém je souhrn postupů a nástrojů, které společnosti Rapasol CZ s.r.o. slouží k přijímání a posuzování důvodnosti oznámení, nakládání s ním, ochraně totožnosti oznamovatele a dalších osob, jakož i k ochraně informací uvedených v oznámení a ke komunikaci s oznamovatelem.

Příslušnou osobou k přijímání a posuzování důvodnosti oznámení a navrhování společnosti Rapasol CZ s.r.o. opatření k nápravě nebo předejití protiprávnímu stavu v návaznosti na podaném oznámení je určen JUDr. Martin Fejfárek, LL.M.

Přijetí oznámení je svěřeno výlučně příslušné osobě. Přijetí oznámení je možné písemně, a to elektronicky či v listinné podobě, jakož i ústně, zejm. telefonicky nebo prostřednictvím systému hlasových zpráv. Na žádost oznamovatele přijme příslušná osoba oznámení též osobně v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 14 dnů ode dne, kdy o to oznamovatel požádal. Nelze-li lhůtu dodržet z důvodů na straně oznamovatele, poznamená příslušná osoba tuto skutečnost do spisu.

Přijetí oznámení písemnou formou je možné elektronicky na e-mailovou adresu martin.fejfarek@ffk-legal.cz či prostřednictvím webového formuláře dostupného na adrese www.rapasol.cz/whistleblowing . Listinnou formu oznamovatel doručí na adresu sídla společnosti Rapasol CZ s.r.o.: Antonína Dvořáka 1330, 434 01 Most, přičemž obálku zřetelně označí textem: „Oznámení – Whistleblowing – NEOTVÍRAT“. Telefonické oznámení je možné na telefonním čísle +420 724 324 299.

Příslušná osoba bezodkladně písemně vyrozumí oznamovatele o přijetí oznámení, nejdéle však do 7 dnů ode dne přijetí oznámení; to neplatí, jestliže příslušné osobě není oznamovatel znám nebo jestliže je zřejmé, že by takovým postupem byla prozrazena totožnost oznamovatele anebo jestliže o to oznamovatel požádal.

O oznámení učiněném ústně na základě osobního nebo telefonického rozhovoru je příslušná osoba povinna pořídit zvukovou nahrávku nebo písemný záznam. Pořídit nahrávku je možné pouze se souhlasem oznamovatele. Není-li souhlas oznamovatele dán, o podaném oznámení příslušná osoba provede písemný záznam; to platí i pro případ, že pořízení zvukové nahrávky oznámení není možné z jiného důvodu. Příslušná osoba umožní oznamovateli, aby se k nahrávce oznámení či písemnému záznamu vyjádřil a vyjádření k nahrávce či záznamu přiloží.

Příslušná osoba posoudí důvodnost informací uvedených v oznámení a písemně vyrozumí oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení je příslušná osoba povinna oznamovatele písemně vyrozumět před jejím uplynutím.