Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele zjednoduší administrativu
Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele, zkráceně JMHZ, přináší v roce 2026 nový způsob, jakým zaměstnavatelé předávají státu údaje o sobě a svých zaměstnancích. Dosavadní výkazy postupně nahradí jedno elektronické podání, které se zasílá České správě sociálního zabezpečení a data z něj využívají také další instituce. Některé agendy se do systému zapojují postupně, část povinností v roce 2026 zůstává ještě v původním režimu.
V praxi to znamená ověřit, že firma doplnila údaje v evidenci zaměstnavatelů. Před prvním podáním JMH je nutné zkontrolovat v systému všechny zaměstnance a ověřit, zda odpovídají identifikační údaje zaměstnavatele i údaje v evidenci zaměstnanců, například druh pracovního vztahu, místo výkonu práce, informace o nástupu do zaměstnání, údaje týkající se pojistného a další povinné údaje. Jen tak může firma následně bez problémů podávat JMHZ.
Co musí obsahovat jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele
Důležitý je také identifikátor zaměstnance, tedy OIČ, a ID zaměstnání, označované také jako ID PPV. Identifikátor zaměstnance slouží k určení konkrétní osoby, zatímco ID PPV označuje konkrétní pracovní vztah u zaměstnavatele. Pro účely JMHZ je proto nutné správně evidovat všechny zaměstnance, včetně jejich pracovněprávních vztahů a údajů potřebných pro sociální zabezpečení. JMH se zasílá elektronicky, například přes mzdový software, datovou schránku ČSSZ ve formátu XML nebo nahráním XML souboru na ePortál ČSSZ. Papírová forma již není možná. Běžné jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů se podává každý měsíc, vždy od prvního do dvacátého dne následujícího měsíce.
Termíny pro hlášení zaměstnávání cizinců
Zásadní změna nastává u zaměstnávání cizinců. Od 1. dubna 2026 se nástup cizího státního příslušníka nehlásí původní informační kartou, ale prostřednictvím procesu registrace zaměstnance (REGZEC) v rámci Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele. Pozor na velmi přísnou lhůtu, registraci zaměstnance ze zahraničí (včetně občanů EU) je nutné provést před okamžikem nástupu do zaměstnání. Standardně ji lze provést až 8 dní před plánovaným nástupem. To je zásadní rozdíl proti situaci, kdy se některé údaje řešily až následně. Pokud zaměstnavatel umožní výkon práce cizinci, kterého ve stanoveném režimu předem nepřihlásil, může jít o tzv. nehlášenou práci. Za tu hrozí pokuta až do výše 3 milionů Kč.
Delší lhůty pro držitele zaměstnanecké karty
Pokud zaměstnavatel přijímá zaměstnance ze třetí země, musí mít předem ověřené také pracovní a pobytové oprávnění (např. zaměstnaneckou kartu). Držitelé zaměstnaneckých karet mají nově až 90 dnů (dříve 60 dnů) na nahlášení změny zaměstnavatele, než jim karta zanikne. JMHZ tuto kontrolu nenahrazuje, pouze mění způsob, jak má firma hlášení státu zasílat.
Podáním JMHZ povinnosti nekončí
Rok 2026 je pro zaměstnavatele hlavně obdobím zpřesnění interních procesů podání JMHZ. Zvlášť u firem, ve kterých pracují zaměstnanci ze zahraničí nebo se často mění směny, se vyplatí nastavit procesy od náboru po hlášení tak, aby na sebe jednotlivé kroky navazovaly bez časových prodlev a chyb v údajích. Jakákoli změna (např. posun nástupu o pár dní kvůli nemoci nebo vízu) vyžaduje okamžitou úpravu nebo storno v registraci zaměstnance v systému JMHZ ještě předtím, než zaměstnanec začne pracovat, aby se předešlo sankcím. U zaměstnávání cizinců MPSV uvádí pro změny evidovaných údajů a ukončení zaměstnání lhůtu 10 kalendářních dnů. Některé povinnosti podle zákona o JMHZ však mohou mít lhůtu odlišnou, proto je nutné rozlišovat konkrétní typ podání.
Součástí JMHZ je i registrace zaměstnance
U cizinců platí tato povinnost již od dubna 2026. Za měsíce leden až březen 2026 se JMHZ podávalo zpětně za každý měsíc, a to ve lhůtě od 1. dubna do 30. června 2026. Pro české zaměstnance začne povinnost přihlášení před nástupem platí od 1. července 2026.
Zdroj: https://mpsv.gov.cz/jednotne-mesicni-hlaseni-zamestnavatelu-jmhz